Tipps um die Anonymität bei Mitarbeiterbefragungen zu wahren

By ASK IT RIGHT In Blog - AT, Tipps - AT On 10. March 2015

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Immer wieder wird den Verantwortlichen für die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung geraten, die Umfragen anonym durchzuführen, um ehrliche und offene Antworten von den Befragten zu erhalten. Doch in Zeiten des technischen Fortschritts ist es nicht immer einfach, diese zu wahren. Heute möchten wir Ihnen einige Tipps geben, wie Sie sich an die Datenschutzrichtlinien halten können.

Allgemeine Tipps

Generell gilt: Sie sollten eine Projektgruppe mit zuverlässigen Mitarbeitern zusammenstellen, um von vornherein das Risiko einzugrenzen, dass sensible Daten in die falschen Hände geraten. Gerne können Sie auch jemanden aus dem Betriebsrat dazu ziehen, der die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien überwacht.

Unser Tipp! Belehren Sie in jedem Fall die mit der Auswertung betrauten Mitarbeiter darüber, wie wichtig Datenschutz und Anonymität bei Mitarbeiterbefragungen sind. Gern können Sie dies auch schriftlich fixieren, um bei Verstößen eine rechtliche Grundlage zu haben.

Um zu vermeiden, dass aus den Umfrageergebnissen Rückschluss auf die Personen gezogen werden kann, die befragt wurden, sollten Sie Ergebnisse nur bekanntgeben, wenn mindestens sieben Mitarbeiter auf die jeweilige Frage geantwortet haben.

Obwohl bei beiden Formen gleichermaßen das Risiko besteht, ein Datenleck im Unternehmen zu haben, werden in den folgenden beiden Abschnitten die Befragung auf Papier und online separat betrachtet.

Tipps für eine Befragung in Papierform

• Wichtig ist, dass die zurückgeschickten Fragebögen in einem separaten Raum, ohne Zugang von nicht an der Auswertung beteiligten Personen, bearbeitet werden.
• Ebenso sollten die Fragebögen nach der Auswertung und Analyse gut verwahrt werden, damit ein Zugriff durch Dritte verhindert wird.

Tipps für eine Online-Befragung

• Speichern Sie die Zugangscodes der Mitarbeiter zum Online-Tool nicht zusammen mit den Antworten.
• Sorgen Sie dafür, dass bei der Speicherung der getätigten Antworten kein Rückschluss auf den genutzten Rechner bzw. Anschluss gezogen werden kann. Im Nachhinein darf auf keinem Wege eine Verbindung zwischen Rechner und Antworten hergestellt werden.

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