So werden Meetings und Besprechungen effektiver

By ASK IT RIGHT In Blog - CH, Tipps - CH On 17. March 2015

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Benjamin Franklin stellte zwar schon 1748 fest: Zeit ist Geld – doch gerade heutzutage ist diese Aussage aktueller denn je. Vor allem Selbstständige und Unternehmer wissen, wie wichtig es ist, jede Minute des Arbeitstages effizient zu nutzen, um

• Einnahmen stetig zu steigern, aber auch
• genug Freizeit zu haben.

Doch leider haben Viele trotz (oder gerade wegen?) rasanter technischer Fortschritte und stetiger Verbesserung der Kommunikation mit Kunden oder Mitarbeitern weniger Zeit. Aber warum eigentlich? Einer der Hauptgründe sind Meetings und Besprechungen, von denen vor allem Führungskräfte mehr als genug Termine im Kalender haben. Viele dieser Termine verlaufen jedoch ungeplant und unstruktiert, wodurch die Zeit vergeht, aber am Ende trotzdem unklar ist, wie es nun weitergeht.

8 Tipps für organisierte Meetings

1. Ziele festlegen

Ähnlich wie Sie Ihren Tag planen, sollten auch anstehende Gespräche durchstrukturiert werden. Legen Sie vor einem Meeting fest,

• welche Themen unbedingt besprochen werden müssen,
• welche Ziele erreicht werden sollen und
• wie man diese am besten erreichen kann.

2. Informationen vorab

Diese festgelegten Tagesordnungspunkte samt aller benötigten Informationen sollten rechtzeitig vor Beginn des Meetings den Teilnehmern der Besprechung übersandt werden, damit unnötige Nachfragen vorab geklärt werden können. Darüber hinaus haben Ihre Kollegen so die Chance, sich in Themen einzuarbeiten und zielgerichtete Vorschläge während des Meetings zu unterbreiten.

3. Tagesordnungspunkte und Ziele vorstellen

Bevor das Meeting richtig los geht, sollten Sie sich noch mal die Zeit nehmen, und die ausgewählten Tagesordnungspunkte und Ziele allen Besprechungsteilnehmern vorzustellen, um weitere Themen oder Klärungsbedarf vor der eigentlichen Diskussion festzustellen.

4. Abstimmung der Tagesordnungspunkte

Nach dem die Ziele klar sind, sollten Sie noch kurz innerhalb der Gruppe die Reihenfolge der Tagesordnungspunkte festlegen – so weiß jeder Teilnehmer vorab, wann ein bestimmtes Thema behandelt wird und Angelegenheiten, die plötzlich dringender geworden sind, können problemlos im Zeitplan priorisiert werden.

Unser Tipp! Planen Sie genügend Zeit für jeden Punkt ein und versuchen Sie den Zeitrahmen während der Besprechung einzuhalten, damit vor allem die letzten Themen ausführlich behandelt werden und nicht wegen Zeitnot verschoben oder abgekürzt werden müssen.

5. Zwischenergebnisse dokumentieren

Ein weiteres Problem ist, dass bereits besprochene Themen mehrmals diskutiert werden müssen, weil Zwischenergebnisse oder Zusammenhänge nicht festgehalten wurden. Nutzen Sie Tafeln und Flipcharts, um Teilergebnisse zu dokumentieren. Fotografieren Sie diese später ab und verschicken sie die Fotos per Mail an alle Teilnehmer der Präsentation, damit an diese Ergebnisse beim nächsten Meeting angeknüpft werden kann.

6. Halten Sie Ziele fest

Während jeden Meetings ergeben sich neue Ziele und Aufgaben, die jedoch im Eifer des Gefechts oft gar nicht oder unzureichend festgehalten werden. Erstellen Sie mit den Teilnehmern des Meetings einen Maßnahmenplan, der anschließend allen zugeschickt wird und so mit jeder weiß, was zu tun ist.

7. Nutzen Sie die Verabschiedung

Leider verläuft die Verabschiedung in vielen Meetings sehr kurz und schmerzlos,

• ohne Zusammenfassung der Ergebnisse,
• ohne Dank an die Teilnehmer,
• ohne Feedback.

Vermeiden Sie diese typischen Fehler und nehmen Sie sich die Zeit, ausführlich und strukturiert die Ergebnisse der Besprechung für alle Teilnehmer nochmal zusammenzufassen. Dabei können etwaige Nachfragen direkt geklärt werden. Darüber hinaus sollten Sie die Anwesenden auch noch mal auffordern, offene Fragen zu stellen und vor allem Feedback abzugeben – so haben Sie die Möglichkeit auch nochmal positive und negative Aspekte des Meetings hervorzuheben.

Arbeit, die sich lohnt

Zugegeben, diese Methode ist deutlich aufwendiger, als einfach zu einem Meeting zu gehen, sich hinzusetzen und drauf los zu diskutieren. Doch langfristig gesehen werden Sie mit einer ordentlichen Struktur und Organisation deutlich mehr Zeit sparen, als Sie benötigen um eine Besprechung zu planen.

Darüber hinaus werden auch Ihre Kollegen weniger Nachfragen haben und Zeit damit vergeuden, Informationen zu suchen. Genau an der Stelle schließt sich dann der Kreis: Zeit ist Geld. denn Sie haben so deutlich mehr Zeit, um produktiv zu arbeiten und Geld zu verdienen.

Bonus-Tipp: So vermeiden Sie typische Probleme in Meetings

• halten Sie keine langen Monologe
• haben Sie ein offenes Ohr für konstruktive Kritik
• nachlesbares Wissen aus Projektberichten sollte nicht ausgedehnt aufgewärmt werden
• behalten Sie die Tagesordnungspunkte und Uhr im Auge
• schreiben Sie während des Meetings wichtige Themen, Ziele und Termine mit
• vermeiden Sie so Zeitdruck
• erstellen Sie ein Protokoll, dass allen Teilnehmern übersandt wird

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